يتولى سكرتير الإدارة العليا تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للإدارة العليا، من خلال إدارة المراسلات، وتنظيم الاجتماعات والمواعيد، وإعداد التقارير، والتنسيق بين الإدارات، والإشراف على الأعمال الإدارية الخاصة بالإدارة العليا، بالإضافة إلى إدارة ترتيبات السفر والتأشيرات، والإشراف على الأعمال التشغيلية الخاصة بالفيلا، مع المحافظة على أعلى مستويات السرية والاحترافية.
أولاً: أعمال البريد الإلكتروني والاتصالات
مراجعة البريد الإلكتروني بشكل دوري ومتابعة جميع الرسائل الواردة والصادرة.
الرد على الرسائل وتحويلها إلى الجهة المختصة بعد اعتماد الإدارة.
متابعة الرسائل المهمة والتأكد من الرد عليها ضمن الوقت المحدد.
متابعة استلام رسائل البريد الإلكتروني مع المرسل إليهم هاتفيًا عند الحاجة.
استقبال وإجراء الاتصالات الهاتفية الخاصة بالإدارة العليا.
عدم تحويل أي مكالمة إلى مكتب نائب رئيس مجلس الإدارة إلا بعد الحصول على موافقته.
إعداد تقارير دورية عن الرسائل والمراسلات المهمة.
متابعة أعمال الإدارات المختلفة وإعداد تقرير إداري وفني دوري يُرفع للإدارة العليا.
ثانياً: أعمال المكتب والإدارة
تحرير وطباعة الخطابات والمراسلات الخاصة بالإدارة العليا.
حفظ وأرشفة العقود والوثائق ورقيًا وإلكترونيًا.
المحافظة على ترتيب ونظافة مكتب الإدارة العليا.
متابعة البريد الصادر والتأكد من وصوله إلى الجهات المعنية.
طلب المستلزمات الخاصة بالإدارة العليا ومتابعة توفيرها.
متابعة العهد والأصول الخاصة بمكتب الإدارة العليا.
ثالثاً: الاجتماعات والمواعيد
إعداد وتنظيم جدول مواعيد الإدارة العليا.
تنظيم مواعيد المدير العام ونائب رئيس مجلس الإدارة.
تنسيق الاجتماعات وإرسال الدعوات للمشاركين.
تجهيز قاعات الاجتماعات والوثائق والمستندات اللازمة.
كتابة محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات.
متابعة تنفيذ قرارات وتوصيات الاجتماعات.
إرسال التذكيرات الخاصة بالمواعيد والاجتماعات.
تنسيق الاجتماعات الافتراضية عبر Zoom وMicrosoft Teams وGoogle Meet.
رابعاً: التنسيق والمتابعة
متابعة الأعمال اليومية الخاصة بنائب رئيس مجلس الإدارة.
إعداد تقارير متابعة للمهام المفتوحة ونسب الإنجاز.
التنسيق بين الإدارات المختلفة لضمان إنجاز الأعمال.
متابعة تنفيذ توجيهات الإدارة العليا.
إعداد عروض PowerPoint والتقارير التنفيذية.
متابعة تنفيذ الخطط الإدارية والفنية وفق توجيهات الإدارة.
متابعة الأعمال المكلف بها الإدارات ورفع تقارير الإنجاز.
خامساً : السفر والتأشيرات
تعبئة طلبات التأشيرات الخاصة بأوروبا وأمريكا وغيرها.
حجز مواعيد السفارات ومراكز التأشيرات.
تجهيز ملفات ومتطلبات التأشيرات ومتابعتها حتى إصدارها.
التنسيق مع مكاتب الترجمة والتصديق عند الحاجة.
حجز تذاكر الطيران والفنادق وإعداد برامج السفر والجداول الزمنية.
التنسيق مع شركات النقل والاستقبال.
إصدار الرخصة الدولية للمدير العام.
سداد رسوم السفارات ومراكز التأشيرات ومتابعة إيصالات السداد.
متابعة مواعيد السفارات وإعادة جدولتها عند الحاجة.
متابعة صلاحية جوازات السفر والوثائق الرسمية وتجديدها قبل انتهائها.
سادساً: المهام التنظيمية والإدارية
إعداد التقارير الأسبوعية والشهرية للإدارة العليا.
متابعة العقود والاتفاقيات ومواعيد انتهائها وتجديدها.
تنظيم الزيارات الرسمية واستقبال الضيوف.
متابعة المشتريات الخاصة بالإدارة العليا.
الحفاظ على سرية المعلومات والوثائق الخاصة بالإدارة العليا.
تنظيم الملفات الإلكترونية والورقية وفق نظام أرشفة معتمد.
تنفيذ أي مهام أو مسؤوليات أخرى يكلف بها المدير العام أو نائب رئيس مجلس الإدارة أو المدير المباشر بما يخدم مصلحة العمل.
مساعدة الإدارة العليا في جميع الأعمال غير المدرجة بهذا الوصف بناءً على توجيه المدير المباشر.
مهارات تنظيم وإدارة الوقت وترتيب الأولويات.
مهارات اتصال وتواصل كتابية وشفوية ممتازة.
القدرة على إعداد التقارير والعروض التقديمية.
إجادة استخدام البريد الإلكتروني وأنظمة المراسلات.
إجادة استخدام Microsoft Office وخاصة Word وExcel وPowerPoint.
القدرة على تنظيم الاجتماعات الافتراضية عبر Zoom وMicrosoft Teams وGoogle Meet.
مهارة المتابعة والتنسيق بين الإدارات المختلفة.
القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة عدة مهام في وقت واحد.
المحافظة على السرية التامة للمعلومات والوثائق.
مهارات عالية في إعداد وتنظيم الملفات والأرشفة الإلكترونية والورقية.
الخبرات
خبرة عملية في مجال السكرتارية التنفيذية أو إدارة المكاتب أو المساندة الإدارية.
خبرة في التعامل مع الإدارة العليا وكبار التنفيذيين.
خبرة في تنظيم الاجتماعات وإعداد محاضرها.
خبرة في إدارة المراسلات الرسمية والأرشفة.
يفضل وجود خبرة في إجراءات السفر والتأشيرات والتنسيق مع السفارات.
المتطلبات الوظيفية
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة المكتبية أو أي تخصص ذي صلة.
إجادة اللغتين العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابة.
إجادة استخدام برامج Microsoft Office.
القدرة على إعداد التقارير والعروض التقديمية.
القدرة على العمل بسرية تامة واحترافية عالية.
مهارات ممتازة في التنظيم والتنسيق والمتابعة.
القدرة على تحمل ضغط العمل وتعدد المهام.
مرونة في أداء المهام الإضافية التي تكلف بها الإدارة العليا.